Логіст / Logistics Officer

Шановні кандидати, просимо відгукуватися на цю вакансію, надсилаючи двомовні резюме (англійською/українською мовами)
Dear candidates, please apply for this position by sending bilingual CVs (English/Ukrainian)

Місцезнаходження: Харків, Україна

Підпорядкування: Провідний логіст

Технічний керівник: Менеджер з логістики/Менеджер з логістики (проектної підтримки)

Підлеглі: немає

Загальна мета: Будучи важливим членом команди, яка прагне допомагати найбільш уразливим верствам населення світу, логіст контролює надання матеріально-технічної підтримки для програми бази, до якої запріплений, та надає технічну підтримку іншим містам при необхідності. Співробітник відділу логістики має бути готовим відвідувати програмні активності, які підтримує Medair в Україні.

 Логіст відповідає за функціонування ефективного ланцюжка поставок, а також за те, щоб стандартна логістика та відповідні адміністративні системи були створені та впроваджені в межах локації Medair (відповідної бази). Повсякденно спеціаліст з логістики виконує різноманітні задачі, необхідні для забезпечення матеріально-технічних потреб програми та ефективного, точного та своєчасного виконання всіх матеріально-технічних завдань. Усі дії здійснюються відповідно до політики та процедур Medair і відповідно до інструкцій донорів, GSO або інструкцій на місцях.

 Огляд проекту: Метою Medair в Україні є реагування задля підтримки вразливих груп ВПО, а також реалізація проектів в постконфліктній ситуації. Основними секторами, в яких Medair зараз працює, є WASH, SHE, охорона здоров’я та психосоціальна підтримка. Наразі Medair використовує дуже гнучкий підхід до програм через нестабільну ситуацію в регіоні.                                                              

 Основні обов’язки

Логістика

• Виконувати повсякденні логістичні функції програми, включаючи, але не обмежуючись:

-Підтримка логістичної діяльності, такої як закупівлі, постачання, управління запасами, складування, транспорт, обладнання, зв’язок та ІТ (наприклад, супутникові та мобільні телефони, КВ- та УКХ-радіо, ноутбуки, принтери, сканери тощо), технічне обслуговування та відстеження обліковування майна

-Комунікація із відповідними командами для забезпечення ефективної матеріально-технічної підтримки проектів

• Забезпечувати діяльність відповідно до вказівок і процедур Medair  та до вимог донорів
• Проводити перевірки якості обладнання та витратних матеріалів, гарантуючи, що товари зберігаються в хорошому стані та що Medair дотримується «співвідношення ціни та якості» для придбаних товарів
• Співпрацювати з відповідними членами команди та керівництвом на місцях для забезпечення безпеки  бази (баз) Medair та всього майна та обладнання Medair

Адміністрування

• Виконання адміністративних вимог Medair, донорів, місцевого законодавства, постачальників, підрядників та будь-яких інших зацікавлених сторін щодо логістики, щоб логістичні аспекти програми функціонували ефективно, результативно та прозоро.
• Забезпечення, що для всіх логістичних транзакцій (наприклад, запити на купівлю, транспортні накладні, контроль запасів, відстеження активів тощо) є чіткий і прозорий докоментообіг, а документи зберігаються впорядковано та своєчасно, а система реєстрації (архіву) відповідає вимогам Medair та донорів
• Сприяння, за потреби, точному та своєчасному звітуванню про діяльність, наприклад, через щотижневі та місячні звіти

Комунікація

• Підтримка прозорої, чесної та доброзичливої комунікації з колегами, щоб гарантувати, що вони будуть поінформовані про відповідну логістичну діяльність і вимоги
• Забезпечення навчання, консультації, наставництва та коучингу для всього відповідного персоналу щодо матеріально-технічних процедур, внутрішнього контролю та матеріально-технічних вимог донорів
• Підтримка відносин з постачальниками, місцевою владою, іншими неурядовими організаціями та будь-якими іншими зацікавленими сторонами, представляючи Medair та забезпечуючи плідну співпрацю та партнерство

Управління персоналом

• Періодична робота з тимчасовим персоналом (включаючи найм, координацію робочого навантаження та оплати) для виконання конкретних, обмежених у часі завдань

Управління якістю

• Популяризувати та використовувати електронну бібліотеку Medair та інші операційні процедури, забезпечуючи використання всіх стандартизованих форматів і дотримання вказівок
• Бути в курсі потенційних збитків або шахрайства в логістичних діях і процедурах. Активно працювати над запобіганням подібним випадкам, співпрацюючи з відповідними лінійними керівниками для підвищення прозорості та забезпечення найкращого використання майна і ресурсів Medair

Делегована відповідальність

• Відповідність логістичної діяльності Medair донорським, національним і міжнародним вимогам
• Впровадження надійних систем для забезпечення фізичної безпеки бази (баз) і запобігання крадіжці майна і обладнання Medair, а також шахрайському використанню ресурсів Medair
• Зберігання та архівування всіх логістичних документів відповідно до інструкцій Medair та донорів

ВИМОГИ

Професійна кваліфікація 

Необхідно: відповідний диплом

Бажано: кваліфікація або сертифікат у сфері закупівель та логістики

Досвід роботи 

Необхідно:2 роки професійного досвіду роботи в галузі логістики та мінімум 1 рік у сфері закупівель. 

Володіння мовами 

Необхідно: українська (вільно), англійська (робоча)  

IT 

Необхідно: вміння працювати з Microsoft Excel, Word, PowerPoint та Outlook 

Бажано: попередній досвід роботи з логістичними програмними рішеннями       

КОМПЕТЕНЦІЇ

Мотивація 

Необхідно: професіонал, ініціативний та самовмотивований, чесний

Бажано: ентузіазм

Робота в команді 

Необхідно: здатний надавати підтримку, хороші навички міжособистісного спілкування

Бажано: командний гравець, зберігає позитивний настрій у складних ситуаціях

Адаптивність 

Необхідно: гнучкий і креативний. При необхідності готовий виїжджати у відрядження.Час від часу готовий працювати допізна або у вихідні за потреби

Бажано: можливість управління стресом

Професійні навички 

Необхідно: організований та уважний до деталей, готовий до постійного навчання та особистісного розвитку

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.  

________________________________________________________________________________________________

Location: Kharkiv, Ukraine

Job Holder Reports To: Senior Logistics Officer

Technical Manager: Senior Logs Officer/Logistics (project) Support Manager

Reporting to Job Holder: None 

Overall Purpose: Working as an important member of a diverse team who are committed to serve the world’s most vulnerable with practical and compassionate care, the Logistics Officer oversees the provision of the logistical support for the UKR programme in Base (to which is assigned) and provides technical support to other cities if needed. The Logistics Officer must be willing to travel to program activities Medair supports in Ukraine.

The Logistics Officer is responsible for ensuring an effective supply chain is in place at all times, and that standard logistics and related administrative systems are established and implemented within Medair location (particular base). On a day-to-day basis the Logistics Officer carries out a variety of functions required to ensure the logistical needs of the programme are met and that all logistical activities are delivered efficiently, accurately and on-time. All activities are carried out in line with Medair policies and procedures and according to any applicable donor, GSO or field guideline. 

Project Overview: The goal of Medair in Ukraine is to respond to host and vulnerable IDP populations, and to intervene in post conflict situations. The main sectors Medair are currently working in are WASH, SHE and Health and Psychosocial Support. Medair currently uses a very flexible in-and-out approach of programming, due to the volatile nature of the area. 

 Major Duties and Responsibilities

Logistics

• Carry out the day-to-day logistical functions of the programme including, but not limited to:

- Supporting logistical activities such as procurement, supply chain, stock management, warehousing, transport, facilities, communication and IT (e.g. satellite and mobile phones, HF and VHF radios, laptops, printers, scanners, etc.), maintenance and asset tracking

- Liaising with the relevant teams to provide effective logistical support to the projects

• Ensure all activities are carried out in line with Medair guidelines and procedures and according to any donor requirements
• Carry out frequent and thorough checks on the quality of equipment and supplies, ensuring that items are maintained in a good condition and that Medair is receiving ‘value for money’ on items purchased
• Work with relevant team members and field management, within the context of the local environment, to ensure the security of the Medair base(s) and of all Medair property and equipment

 Administration

• Meet the logistics related administrative requirements of Medair, donors, local legislation, suppliers, contractors and any other stakeholders, so that the logistical aspects of the programme function efficiently, effectively and with integrity.
• Ensure a clear and transparent paper trail is in place for all logistical transactions (e.g. purchase requests, waybills, stock control, asset tracking, etc.), that records are kept in an orderly and timely fashion and that the filing (archive) system is in line with Medair and donor requirements
• Contribute, as required, to the accurate and timely reporting of activities e.g. through weekly and monthly reports

 Communication

• Maintain a transparent, honest and supportive communication structure with colleagues to ensure they are kept informed of applicable logistical activities and requirements
• Provide training, advice, mentoring and coaching as required to all relevant staff on logistical procedures, internal controls and the logistical requirements of donors
• Develop and maintain positive relationships with suppliers, local authorities, other NGOs and any other stakeholders, representing Medair and ensuring good co-operation and partnerships

 Staff Management

• On occasions work with casual labour (including hiring, co-ordinating workload and payment) to achieve specific, time-bound tasks

 Quality Management

• Promote and use the Medair e-library and other operating procedures, ensuring that all standardised formats are used and guidelines are followed
• Be aware of the potential for loss or fraud in logistical activities and procedures. Pro-actively work to prevent such occurrences by working with relevant line managers to improve transparency and to ensure the best use of Medair assets and resources

 Delegated Responsibilities

• Compliance of logistical activities with Medair, donor, national and international requirements
• Implementation of robust systems to ensure the physical security of the base(s) and to prevent the theft of Medair assets and equipment and the fraudulent use of Medair resources
• Filing and archiving of all logistics documents in accordance with Medair and donor guidelines

Qualifications & Experience

Vocational qualification

Essential: Relevant diploma

Desirable: Qualification or certificate in Procurement and Logistics.

Work Experience

Essential: 2 years professional logistics work experience with a minimum of 1 year in procurement.

Languages

Essential: Ukrainian (fluent)English (working)

IT

Essential: Proficiency in Microsoft Excel, Word, PowerPoint, and Outlook.

Desirable: Previous experience using logistics or supply chain management software.

Competencies

Motivation

Essential: Professional, proactive and self-motivated, hands on, honest

Desirable: Enthusiastic 

Team-building

Essential: Supportive team member. Good interpersonal skills

Desirable: Team builder. Keeps a positive attitude in difficult situations

Adaptability

Essential: Flexible and creative. Able to travel to the field if required. Occasionally work late or on weekends as required

Desirable: Stress management capacity

Technical Expertise

Essential: Organized and detailed. Attitude of continual learning and personal development

MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.