Фахівець із транспорту та господарства, менеджер (управитель) з операційної діяльності / Fleet and facility officer

Фахівець із транспорту та господарства

КРАЇНА: Україна

ПІДПОРЯДКУВАННЯ: Старший менеджер (управитель) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor)

ЛОКАЦІЯ: Харків

Організація Humanity & Inclusion має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» організації НІ.

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ

Менеджер (управитель) з операційної діяльності напряму підпорядковується Старшому менеджеру (управителю) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor) й опікується усіма аспектами роботи відділу логістики HI, що стосуються перевезень, інвентарю, приміщень та автопарку офісу. За певних обставин на фахівця можуть бути покладені додаткові обов’язки з метою забезпечення належної роботи відділів офісу відповідно до внутрішнього трудового розпорядку Handicap International в Україні.

Менеджер (управитель) з операційної діяльності забезпечує належну роботу логістики на рівні офісу для ефективної підтримки діяльності його відділів.

Фахівець відповідатиме за координацію логістичних операцій, надаючи підтримку та тісно співпрацюючи з Старшим менеджером (управителем) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor) та працівниками служб підтримки офісу в Харкові. Менеджер (управитель) з операційної діяльності повинен надсилати тижневі й місячні звіти Старшому менеджеру (управителю) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor).

Менеджер (управитель) з операційної діяльності напряму співпрацює з Старшим менеджером (управителем) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor) та діє в рамках логістичних директив і процедур HI.

ЗАВДАННЯ / ОБОВ’ЯЗКИ

Місія 1. Логістична підтримка

• Забезпечення ефективної роботи свого відділу шляхом своєчасного надання інформації Старшому менеджеру (управителю) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor) щодо бюджету, затвердженого згідно з відомістю делегування підписів для уникнення перевитрат і ретельного контролю над використанням бюджету.
• Оптимізація логістичного реагування та використання наявних ресурсів у сфері відповідальності фахівця шляхом аналізу відповідних індикаторів, надання рекомендацій та оновлення інформації.
• Забезпечення належної координації з відділами логістики інших офісів організації з метою надання координаційним офісом постійної й своєчасної підтримки усім операціям у рамках місії
• Регулярне збирання, контроль і заповнення обов’язкових документів, які використовуються командою фахівця, для забезпечення дотримання процедур HI та сприяння зовнішньому аудиту.
• Сприяння належній координації й комунікації між відділами логістики координаційного офісу, східного хабу.
• Висування пропозицій щодо адаптації встановлених процедур (пересування, планування тощо) на розгляд Старшому менеджеру (управителю) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor). 

Місія 2. Управління приміщеннями

• Забезпечення та постійна підтримка належного стану офісних і житлових приміщень на рівні офісу в Харкові. 
• Забезпечення усіх приміщень HI в Харкові належною кількістю засобів захисту, аптечок, тривожних валіз та запасів продукції на випадок надзвичайної ситуації згідно з стандартним списком, наданим відділом HAS.
• Забезпечення відвідування усіх гостьових будинків для проведення техобслуговування та інших необхідних дій. 
• Постійне забезпечення приміщень газом, питною водою, офісним приладдям, витратними матеріалами та іншими елементами добробуту офісних і житлових приміщень.
• Звітування про перебої інтернет-зв’язку й забезпечення їх своєчасного виправлення спільно з інженером-програмістом.
• Ведення комплексного обліку інвентарю HI (меблі, електричне приладдя тощо) у приміщеннях, його своєчасне оновлення та щомісячне звітування з цього приводу перед Старшим менеджером (управителем) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor).
• Контроль над кінцевими термінами дії орендних угод HI та звітування перед керівником з постачання для їх продовження чи дій наступного рівня.
• Регулярне оновлення графіку житлових приміщень та організація прибуття/від’їзду працівників спільно з командою, надання відповідної Старшому менеджеру (управителю) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor щотижня.
• Забезпечення іноземних працівників / відвідувачів житлом.
• Пошук приміщень згідно з потребами та висування відповідних пропозицій на розгляд Старшому менеджеру (управителю) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor). 
• Задовольняння та контроль над усіма потребами щодо меблів / електричного приладдя, які виникають при відкритті нових офісів.
• Забезпечення підготовки графіку моніторингу угод через кожні два місяці, його належного оновлення й передачі старшому менеджеру (управителю) з операційної діяльності.

Місія 3. Управління закупівлями

• Спільно з Старшим менеджером (управителем) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor) моніторинг поточних закупівель (для харківського офісу) запитів про котування та аналізів пропозицій постачальників, замовлень на закупівлю, угод тощо.  
• За потреби фахівець також надсилає запит про котування, складає стислий аналіз пропозицій, підписує угоди / замовлення на закупівлю згідно з вимогами донора / процедурами HI щодо закупівель.
• Приймання поставок товарів / матеріалів / послуг з обов’язковим звітуванням перед Старшим менеджером (управителем) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor).
• Опрацювання замовлень на закупівлю транспротних засобів / матеріалів згідно з рамковими угодами відповідно до запитів харківського офісу.

Місія 4. Управління запасами та інвентарізація

• Забезпечення дотримання процедури HI (та донорів за потреби) щодо обліку інвентарю, встановленої в харківському офісі.
• Проведення регулярної щомісячної інвентаризації офісної канцелярії, витратних та інших матеріалів у харківському офісі, підготовка PSR  для поповнення запасів і уникнення їх вичерпування.
• Підготовка щомісячного інвентарного звіту згідно з вимогами донора / потребами проекту.
• Створення та оновлення паперової інвентарної картки щодо кожного артикула офісного обладнання, засобу гігієни та інших витратних матеріалів.
• Належна архівація інвентарних карток, документів про видачу матеріалів та щомісячних інвентарних звітів та оновленні всіх записів.

Місія 5. Управління та обслуговування автопарку

• Забезпечення дотримання процедури HI (та донорів за потреби) щодо управління автопарком, управління плануванням і видачею транспортних засобів для перевезення працівників.
• Ведення та оновлення графіку моніторингу транспортних засобів для харківського офісу.
• Підготовка місячного графіку моніторингу транспортних засобів для всієї місії та його надання Старшому менеджеру (управителю) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor).
• Загальний контроль над станом автопарку офісу (перевірка стану, планування перевезень, моніторинг угод про оренду транспортних засобів тощо).
• Забезпечення регулярного техобслуговування офісного автопарку, укладання відповідних сервісних угод з постачальником чи організація належного процесу ремонту із залученням місцевих механиків. 
• Визначення найбільш доречних способів транспортування товарів та виконання адміністративних формальностей, пов’язаних з доставкою вантажів на національному, регіональному та міжнародному рівні (наземна, повітряна, надводна доставка) в умовах мінливого контексту.

Місія 6. Управління командою

• Управління розвитком потенціалу підлеглих з метою вдосконалення їхніх навичок у сфері постачання.
• Постановка цілей та оцінка ефективності водіїв для забезпечення суворого дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку (планування відпусток, тимчасове заміщення вакантної посади).
• Підтримка та надання порад членам команди щодо виконання їхніх обов’язків.
• Сприяння вирішенню особистих і професійних конфліктів усередині команди та відповідне інформування Старшого менеджера (управителя) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor).

Місія 7. Звітування

Надання стандартних звітів Старшому менеджеру (управителю) із закупівель (Procurement and Facility Supervisor).

• Місячний інвентарний звіт.
• Графік моніторингу транспортних засобів на рівні місії.
• Інвентарний звіт щодо стану меблів / електричного приладдя у гостьових будинках / офісі.
• Участь  у підготовці щомісячного ситуаційного звіту (SITREP), надаючи актуальні дані про власну діяльність на посаді менеджера (управителя) з операційної діяльності.
• Ведення графіку моніторингу угод і графіку моніторингу приміщень офісу та гостьових будинків у Харкові.

ПРОФАЙЛ КАНДИДАТА

Кваліфікація:

• Ступінь бакалавра в сфері логістики, адміністрування, управління, управління закупівлями та інвентарем чи іншій суміжній сфері.
• Бажано наявність водійського посвідчення.

Досвід :

• Щонайменше 1 рік досвіду роботи в сфері логістики (досвід роботи в міжнародних неурядових гуманітарних організаціях та організаціях з розвитку буде перевагою).
• Попередній досвід співпраці з НІ буде перевагою

Навички:

• Відмінні навички міжособистісного спілкування.
• Відмінна організованість.
• Відмінне володіння українською та англійською мовою.
• Здатність допомогти членам команди складати та перевіряти складені плани.

Особисті якості:

• Здатність працювати в багатокультурному середовищі, що потребує гнучкості.
• Здатність працювати самостійно, але також і в команді.
• Обов’язково просунуте володіння навичками роботи з комп’ютером.
• Здатність витримувати тиск та управляти стресом.

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий

Тип зайнятості: Повна зайнятість.

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• Заробітна плата з прив’язкою до курсу євро
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Відповідні заходи підтримки для людини з інвалідністю (за потреби)
• Інші пільги, передбачені законодавством та кадровою політикою

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Увага: Будь ласка, надсилайте своє резюме англійською мовою!

Зверніть увагу, що співбесіди проводитимуться на постійній основі до моменту заповнення вакансій. Ми зв’яжемося лише з кандидатами, які увійшли до шорт-листа.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).