Project Manager / Менеджер/-ка з проєктної діяльності

Helvetas is a Swiss NGO founded in 1955 and has been working in Ukraine since 2022. The organization is recruiting for an anticipated two-year program that will support the repair of key municipal infrastructure in Kharkiv. 

Role purpose 

The Project Manager will lead the planning, coordination, implementation and monitoring of an anticipated Helvetas-managed infrastructure and workforce training activities ensuring timely delivery, effective resources management and compliance with donor and organizational requirements.  The incumbent will also key liaison between the consortium lead and other internal and expternal program elements. The role requires close cooperation with partners, vocational training providers, local authorities and other relevant stakeholders. The incumbent will also rapidly identify and facilitate timely responses to operational challenges and implementation risks. 

The position requires strong project management and stakeholder coordination skills, particularly in a complex reconstruction environment. A background in infrstruture progrmaming and strong local networks are desired. 

Key responsibilities :

Project implementation aligned with objectives and donor requirements 

• Lead the planning, implementation and monitoring of Helvetas-managed project activities, ensuring delivery in accordance with agreed objectives, budgets, timelines and donor requirements; 

• Develop and maintain detailed work plans, implementation schedules, budgets and risks registers, ensuring timely identification and resolution of operational challenges; 

• Coordinate Helvetas activities with the overall project implementation schedule, particularly dependencies between infrastructure rehabilitation, workforce development and employment-related interventions; 

• Monitor implementation progress, anticipate potential delays and propose practical corrective measures in coordination with relevant project partners; 

• Coordinate the mobilization of additional implementation support, services or specialized expertise under the project`s flexible installation-support mechanism, when required and within Helvetas` agreed responsibilities. 

• Ensures that Gender Equality and Social Inclusion (GESI) are integrated into participant outreach, vocational training, employment support and project monitoring, in collaboration with relevant technical staff and MEAL colleagues. 

Effective coordination and stakeholder engagement 

• Serve as key liaison with the consortium lead on the program aspects managed by Helvetas.  

• Collaborate closely with the support team in Kyiv & Kharkiv to ensure operational efficiency. 

• Establish and maintain productive relationships with local authorities, community organizations, and other stakeholders. 

• Supervise and support the professional development of direct reports (Senior Project Officer, Project Officer). 

• Establish and maintain effective working relationships with partners, local authorities, VET providers, employers and other relevant stakeholders; 

• Coordinate regularly with infrastructure implementation partners to understand construction schedules, workforce requirements, implementation constrains and their implications for Helvetas-managed activities; 

• Facilitate coordination meetings, follow up on agreed actions and support timely resolution of operational and coordination challenges; 

• Work closely with Helvetas programme, finance, procurement and operations teams to ensure efficient project delivery; 

• Supervise, guide and support project team members, ensuring clear responsibilities, effective performance management and professional development.  

Activity Management and Monitoring & Evaluation 

• Oversee the implementation of vocational training, career counselling, job placement support and other workforce development activities in line with approved project plans; 

• Coordinate with VET providers, employers and relevant institutions to ensure that training activities respond to labour market needs, particularly those associated with infrastructure rehabilitation and technical occupations; 

• Ensure that project activities promote equal access to training and employment opportunities, including for women and other groups facing barriers to employment; 

• Work closely with the MEAL team to monitor project indicators, training participation, employment outcomes and progress towards agreed targets; 

• Ensure the timely collection, verification and analysis of project data and contribute to results-based reporting and implementation improvements. 

High-quality reporting, communication and visibility 

• Coordinate the preparation of timely and accurate narrative and progress reports, ensuring consistency with donor requirements and internal reporting standards; 

• Provide regular updates on implementation progress, project expenditures, emerging risks, corrective measures and anticipated delays; 

• Contribute to joint project coordination and reporting processes with project partners, within Helvetas' agreed responsibilities; 

• Coordinate with communications colleagues to ensure appropriate project visibility, documentation of results and dissemination of relevant achievements; 

• Represent Helvetas in project coordination meetings and external events, as delegated by management. 

Key qualities for success in this role:

• 5+ years of relevant professional experience, including at least 3 years in project and/or team management, preferably in a humanitarian or development context.  
• Minimum Bachelor's degree in Project Management, International Development, Engineering, Construction Management, Business Administration, Economics, Public Administration or another relevant field, or an equivalent combination of education and substantial relevant professional experience. 

  
  

• Demonstrated experience in managing complex projects, including implementation planning, budget oversight, risk management, progress monitoring and reporting.

  
  

• Proven ability to coordinate multiple stakeholders, manage competing priorities and ensure timely delivery in a challenging operating environment. 

• Experience working with government institutions, local authorities, implementing partners or other institutional stakeholders. 

• Strong leadership, organisational, communication and problem-solving skills, with the ability to take initiative and make practical decisions. 

• Experience working with donor-funded projects or demonstrable familiarity with donor compliance and reporting requirements.

• English – Upper-Intermediate level or higher. 

We offer:

• A competitive salary commensurate with qualifications and experience.

• Medical insurance to ensure your health and safety.

• Access to psychological support services to help maintain well-being during challenging times.

• A hybrid work format allowing a combination of office and remote work.

• English language courses to improve proficiency.

Please note that we do not provide booking.

How to apply Please submit your CV via the application form on robota.ua. Only shortlisted candidates will be contacted.

____________________________________________________________________________________

«Helvetas» — це швейцарська неурядова організація, заснована у 1955 році, яка працює в Україні з 2022 року. Організація проводить набір учасників для програми, яка, як передбачається, триватиме два роки та буде спрямована на підтримку відновлення ключової комунальної інфраструктури в Харкові.

Мета посади

Керівник/-ця проєкту здійснюватиме планування, координацію, реалізацію та моніторинг запланованих заходів із відновлення інфраструктури та професійного навчання, за які відповідатиме Helvetas, забезпечуючи їх своєчасне виконання, ефективне управління ресурсами та дотримання вимог донора й організації. Також виконуватиме роль основної контактної особи для координації програмних питань між провідним партнером консорціуму та іншими внутрішніми й зовнішніми учасниками реалізації проєкту. 

Посада передбачає тісну співпрацю з партнерами, закладами професійної (професійнотехнічної) освіти, місцевими органами влади та іншими відповідними зацікавленими сторонами. Керівник проєкту також відповідатиме за оперативне виявлення операційних проблем і ризиків реалізації проєкту та сприятиме своєчасному вжиттю заходів для їх вирішення й мінімізації. 

Для виконання обов’язків необхідні розвинені навички управління проєктами та координації взаємодії із зацікавленими сторонами, особливо в складних умовах відновлення та реконструкції інфраструктури. Досвід реалізації інфраструктурних проєктів і наявність розгалуженої мережі професійних контактів на місцевому рівні будуть перевагою. 

Основні обов'язки : 

Реалізація проєкту відповідно до цілей та вимог донора 

• Планувати, впроваджувати та моніторити діяльність проєкту, якою керує Helvetas, відповідно до погоджених цілей, бюджетів, термінів і вимог донора.
• Розробляти та актуалізувати детальні робочі плани, графіки впровадження, бюджети й реєстри ризиків. Своєчасно виявляти та вирішувати операційні труднощі.
• Узгоджувати діяльність Helvetas із загальним графіком впровадження проєкту, зокрема залежності між відновленням інфраструктури, розвитком робочої сили та заходами зі сприяння зайнятості.
• Відстежувати прогрес, передбачати можливі затримки та пропонувати практичні коригувальні заходи разом із партнерами проєкту.
• Організовувати залучення додаткової підтримки, послуг або фахової експертизи через гнучкий механізм підтримки проєкту, коли це потрібно, у межах погоджених зобов'язань Helvetas.
• Забезпечувати інтеграцію принципів гендерної рівності та соціальної інклюзії (GESI) в залучення учасників, професійне навчання, підтримку працевлаштування та моніторинг проєкту, у співпраці з технічними фахівцями та командою MEAL.

Координація та взаємодія із зацікавленими сторонами

• Виконувати функцію ключової контактної особи з лідером консорціуму щодо програмних напрямів, якими керує Helvetas.
• Тісно співпрацювати з командами підтримки в Києві та Харкові для забезпечення операційної ефективності.
• Налагоджувати та підтримувати ефективну співпрацю з партнерами, органами місцевої влади, громадськими організаціями, закладами професійної (професійно-технічної) освіти, роботодавцями та іншими зацікавленими сторонами.
• Регулярно координуватися з партнерами з відновлення інфраструктури, щоб розуміти графіки будівництва, потреби в робочій силі, обмеження впровадження та їхній вплив на діяльність Helvetas.
• Організовувати та проводити координаційні зустрічі, контролювати виконання домовленостей і сприяти своєчасному вирішенню операційних і координаційних питань.
• Тісно співпрацювати з програмною, фінансовою, закупівельною та операційною командами Helvetas для ефективного впровадження проєкту.
• Керувати командою проєкту: розподіляти відповідальність, управляти результативністю роботи та сприяти професійному розвитку.

Управління діяльністю, моніторинг та оцінювання

• Контролювати проведення професійного навчання, кар'єрного консультування, підтримки працевлаштування та інших заходів із розвитку робочої сили відповідно до затверджених планів проєкту.
• Координувати взаємодію із закладами професійної освіти, роботодавцями та профільними установами, щоб навчання відповідало потребам ринку праці, зокрема в технічних професіях, пов'язаних із відновленням інфраструктури.
• Забезпечувати рівний доступ до навчання та працевлаштування, зокрема для жінок та інших груп, які стикаються з бар'єрами у сфері зайнятості.
• Співпрацювати з командою MEAL у моніторингу показників проєкту, участі в навчанні, результатів працевлаштування та прогресу щодо цільових показників.
• Забезпечувати своєчасний збір, перевірку та аналіз даних проєкту, долучатися до звітування, орієнтованого на результати, та до вдосконалення впровадження.

Звітність, комунікація та видимість

• Організовувати своєчасну та точну підготовку наративних і проміжних звітів відповідно до вимог донора та внутрішніх стандартів звітності.
• Регулярно інформувати про хід впровадження, видатки проєкту, ризики, коригувальні заходи та очікувані затримки.
• Долучатися до спільних процесів координації та звітування з партнерами проєкту в межах зобов'язань Helvetas.
• Співпрацювати з командою комунікацій для забезпечення видимості проєкту, документування та поширення досягнень.
• Представляти Helvetas на координаційних зустрічах і зовнішніх заходах за дорученням керівництва.

Що важливо для успіху на цій посаді

• Досвід професійної діяльності за напрямом від 5 років, з них не менше 3 років в управлінні проєктами та/або командою, бажано в гуманітарному чи міжнародному секторі розвитку.
• Вища освіта (не нижче бакалавра) у сфері управління проєктами, міжнародного розвитку, інженерії, управління будівництвом, бізнес-адміністрування, економіки, публічного управління чи суміжній сфері, або рівноцінне поєднання освіти та значного професійного досвіду.
• Підтверджений досвід управління складними проєктами: планування впровадження, контроль бюджету, управління ризиками, моніторинг прогресу та звітування.
• Здатність координувати багатьох зацікавлених сторін, працювати з кількома пріоритетами одночасно та дотримуватися термінів у складних умовах.
• Досвід взаємодії з державними установами, органами місцевої влади, партнерськими організаціями чи іншими інституційними стейкхолдерами.
• Сильні лідерські, організаційні та комунікаційні навички, навички вирішення проблем, ініціативність і вміння ухвалювати практичні рішення.
• Досвід роботи з донорськими проєктами або знання вимог донорів щодо відповідності та звітності.
• Англійська мова на рівні не нижче Upper-Intermediate.

Ми пропонуємо

• Конкурентну заробітну плату відповідно до кваліфікації та досвіду.
• Медичне страхування.
• Доступ до психологічної підтримки.
• Гібридний формат роботи (офіс + віддалено).
• Курси англійської мови.

Зверніть увагу: бронювання не надаємо.

Як подати заявку: надішліть резюме через форму на robota.ua. Ми зв'яжемося лише з кандидатурами, відібраними для наступного етапу.

Ми наймаємо – рівні можливості для всіх!

У Helvetas ми віримо, що різноманітність та інклюзивність роблять нас сильнішими. Ми відкриті до професіоналів з інвалідністю та готові забезпечити підтримку та доступне робоче середовище.