Фахівець з управління інформацією / IM Officer

Information Management (IM) Officer 

Location: Kharkiv, Ukraine

Employment: Full-time

Reports to: Area MEAL Manger

ABOUT HUMANITY & INCLUSION

Humanity & Inclusion (HI) is committed to creating an inclusive and respectful working environment and to ensuring the protection and dignity of all people we work with.

HI has clear institutional policies on Child Protection, Anti-Fraud, Bribery and Corruption, Disability, Gender and Age, and Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment. All staff are required to respect, uphold and promote these policies and to sign the HI Code of Conduct.

GENERAL MISSION

The Information Management (??) Officer provides general data information management support to HI Kharkiv base (and other Mission bases by request of the line manager) in close cooperation with the IM/MEAL team under the supervision of the Country MEAL Manager/ Area MEAL Manager and technical guidance of the IM Supervisor. 

The role provides technical solutions and support in reporting, data collection and integrity, data analysis and information management systems and ensures that all IM processes in Ukraine Program are in accordance with the HI standards. 

KEY RESPONSIBILITIES

1. Support programming and project implementation: 

• Support the MEAL Officer with IM needs, such as entering, managing, analyzing and visualizing data and information using Excel, Power BI and/or other visualization and data collection and management tools. 

• Support the Project Teams in terms of the development of forms and databases as needed. 

• Enhance the Information Management System currently in place in HI Ukraine and support the development and roll-out of new databases in collaboration with the IM/MEAL team and the wider Program Unit. 

• In collaboration with the IM/MEAL team, maintain web-based platforms for capturing and sharing implementation data and information. 

• In collaboration with the IM Supervisor and the Protection Team, strengthen and maintain an information referral system for Protection Information Management purposes. 

• Provide capacity building on IM to HI staff, meeting the requirements of donors. 

2. Information Management: 

• Contribute to improving IM processes to increase accuracy and/or simplify/streamline activities. 

• Develop tools and databases for capturing/collecting and analyzing data, and for improving data flow and information sharing processes. 

• Ensure the proper centralized storage and accessibility of program data and information using SharePoint. 

• Ensure high quality and timely external reporting, including - but not limited to – Project Indicators Monitoring. 

• Contribute to the improvement and automatization of reporting process. 

• In collaboration with the IM Supervisor, ensure that data flow and storage adhere to the recommendations set out in the Data Protection Standard Operating Procedures. 

• Act as a focal point for IM-related issues for HI teams. 

3. Data quality, analysis and sharing: 

• Create online forms in SurveyCTO to support program implementation, monitoring, evaluation, and learning. 

• Ensure that all sources of verification are cross-examined prior to reporting. 

• Ensure regular monitoring and cross-checking of entered data, reporting any issues and changes to the MEAL Manager and/or the IM Supervisor, as well as keeping the relevant reporting focal point(s) up to date. 

• Ensure the identification of appropriate data sources and the timely and effective collection of data. 

• Contribute to the drafting of monthly project reports, including accurate data-analysis. 

• Produce and update information products, such as reports, charts, infographics, and other visual materials in order to support and improve project implementation and reporting. 

4. Emergency preparedness and response:  

• Contributes to the program’s emergency preparedness actions and, in an emergency, adapts his or her working methods to contribute to an effective humanitarian approach by HI. 

Experience and technical competencies: 

• Advanced Microsoft Office skills, particularly in Excel. 

• Technical skills in database development, cloud-based technologies (especially SharePoint), data visualization and analysis (qualitative and quantitative). 

• Strong experience with Power BI and data collection tools, such as Survey CTO. 

• Able to think critically about IM, triangulating data when needed and with minimal guidance. 

• Information Management System and/or Monitoring & Evaluation experience in humanitarian or emergency response programs is an asset. 

• VBA scripting experience and familiarity with GIS and/or SQL is an advantage. 

• Professional proficiency in English (essential). 

• Professional proficiency in Ukrainian and/or Russian. 

Personal qualities: 

• Real motivation to work in the humanitarian sector. 

• Strong attention to details. 

• Ability to follow instructions. 

• Autonomy and ability to work in a team. 

• Practical, dynamic and solution oriented. 

• Upholding and promoting the highest standards of ethical and professional conduct in relation to HI’s values and Code of Conduct, including institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. 

Education: 

Bachelor’s/Master’s degree in Information Technology, Information Systems, Computer Engineering, Social Sciences or a related field. 

Languages: 

• Professional proficiency in English. 

• Professional proficiency in Ukrainian and/or Russian. 

Experience: 

Experience of administration or database management is a plus. (NGO, Financial company, banking system or private company). 

WORKING CONDITIONS

Contract: Fixed-term employment contract in accordance with Ukrainian legislation.

Employment type: Full-time.

Benefits

• 30 calendar days of annual leave.
• Salary linked to the EUR exchange rate.
• Medical insurance for HI employees and one family member.
• Individual psychological counselling for HI employees.
• Appropriate support and reasonable accommodation for persons with disabilities, when required.
• Other benefits provided by Ukrainian legislation and HI HR policies.

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and are committed to creating an inclusive working environment based on mutual respect for all employees.

We encourage applications from all qualified candidates regardless of age, gender, disability, religion, ethnic origin, skin colour, race, marital status or other characteristics.

If you have a disability and require any reasonable accommodation or specific support during the recruitment process or interview, please inform us of your needs.

IMPORTANT: Please submit your CV in English.

Please note that interviews will be conducted on a rolling basis until the position is filled. Only shortlisted candidates will be contacted.

By submitting your CV, you consent to the processing of your personal data in accordance with Ukrainian legislation.

---

ЗАГАЛЬНА МЕТА ПОСАДИ

Фахівець з управління інформацією (IM Officer) підпорядковується регіональному керівнику відділу MEAL (Area MEAL Manager); тісно співпрацюючи з ІМ/MEAL командою, за технічним керівництвом супервайзера з управління інформацією (IM Supervisor), впроваджує та підтримує систему управління інформацією та даними в межах активностей НІ (Handicap International/Humanity and Inclusion) в Харківській області (та інших за запитом керівника); забезпечує технічні рішення та підтримку у звітності, зборі та цілісності даних, аналізі даних та систем управління інформацією, та забезпечує відповідність всіх процесів загальним гуманітарним стандартам та внутрішнім стандартам HI. 

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ

1. Підтримка реалізації програми та проектів

• Підтримувати фахівця MEAL з ІМ питань, а саме забезпечувати введення, управління, аналіз та візуалізацію даних та інформації за допомогою Excel, Power BI та/або інших інструментів візуалізації та збору та управління даними.
• Підтримувати команди проектів у розробці форм та баз даних за потреби. 
• Покращувати існуючу систему управління даними в HI Україна, розробляти та впроваджувати нові ІМ системи, у співпраці з ІM/MEAL командою та командами програми. 
• У співпраці з ІМ/MEAL командою підтримувати веб-платформу для зберігання та обміну даними та інформацією в ході реалізації програми. 
• У співпраці з ІМ супервайзером та командою з захисту, підтримувати та покращувати технічні рішення, щодо управління перенаправленнями та відстежування кейсів. 
• Забезпечувати підвищення кваліфікації з ІМ для працівників HI, відповідно до вимог донорів (проведення тренінгів та воркшопів). 

2. Управління інформацією

• Сприяти вдосконаленню процесів ІМ для підвищення точності та/або спрощення/оптимізації. 
• Розробляти інструменти для збору, аналізу та обміну даними та інформацією. 
• Забезпечувати належне централізоване зберігання та доступність даних та інформації про програму, використовуючи SharePoint. 
• Забезпечувати якісну та своєчасну зовнішню звітність, включаючи - але не обмежуючись - моніторингом показників проектів. 
• Сприяти удосконаленню та автоматизації процесу звітності. 
• У співпраці з ІМ супервайзером, забезпечувати якісну передачу даних та їх зберігання згідно рекомендацій, викладених у Посадових Інструкціях щодо Стандартів Захисту Даних. 
• Виконувати роль координатора з ІМ питань для команд HI. 

3. Якість даних, аналіз та обмін

• Створювати онлайн-форми у SurveyCTO для підтримки реалізації програм, моніторингу, оцінки та навчання. 
• Забезпечувати перехресну перевірку джерел даних перед звітуванням. 
• Регулярно відстежувати та перевіряти введені дані, повідомляти про будь-які проблеми та зміни менеджеру з MEAL та/або ІМ супервайзеру, а також передавати актуальні дані координатору зі звітності. 
• Здійснювати ефективний та своєчасний відбір даних з відповідних джерел. 
• Сприяти складанню щомісячних звітів про проект, включаючи точний аналіз даних. 
• Створювати та оновлювати інформаційні матеріали, такі як звіти, графіки, інфографіки та інші візуальні матеріали з метою підтримки та поліпшення реалізації проектів та звітності. 

4. Готовність та реагування на надзвичайні ситуації

• Сприяти заходам з підготовки програми до надзвичайних ситуацій та, у разі надзвичайної ситуації, пристосовувати свої методи роботи для забезпечення ефективного гуманітарного втручання HI. 

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ

Досвід та технічні навички:

• Високий рівень володіння пакетом Microsoft Office, особливо Excel. 
  Технічні навички у розробці баз даних, хмарних технологіях (особливо SharePoint), візуалізації та аналізу даних (якісних та кількісних). 
• Значний досвід з Power BI та інструментами збору даних, такими як Survey CTO. 
• Здатність критичного мислення щодо ІМ, триангуляція даних за необхідності. 
• Досвід  роботи з системами управління інформацією та/або у галузі моніторингу та оцінки в гуманітарних програмах є значною перевагою. 
• Досвід роботи зі скриптами VBA та знайомство з GIS та/ або SQL є перевагою. 
• Професійне володіння англійською мовою (обов'язково). 
• Професійне володіння українською та/або російською мовами. 

Особисті якості:

• Реальна мотивація працювати в гуманітарному секторі. 
• Велика увага до деталей. 
• Здатність дотримуватися інструкцій. 
• Здатність працювати з мінімальним супроводом та здатність працювати в команді. 
• Практичність, гнучкість та орієнтованість на вирішення задачі. 
• Кожен працівник НІ повинен дотримуватися та просувати найвищі стандарти етичної та професійної поведінки у відповідності до цінностей НІ та кодексу поведінки, зокрема, інституційних політик щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідності, статі та віку» та «Захисту від сексуальної експлуатації, зловживання та переслідування». 

Освіта:

• Бакалаврська/Магістерська ступінь у галузі Інформаційних технологій, Інформаційних систем, Комп'ютерного інжинірингу, Соціальних наук або суміжної галузі. 

Мови: 

• Професійне володіння англійською мовою. 
• Професійне володіння українською та/або російською мовами. 

Досвід: 

• Досвід адміністрування/управління базами даних є перевагою (НГО, фінансова компанія, банківська система або приватна компанія). 

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір відповідно до законодавства України, строковий.

Тип зайнятості: Повна зайнятість.

Переваги

• 30 календарних днів щорічної відпустки.
• Заробітна плата з прив’язкою до курсу євро.
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім’ї.
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI.
• Відповідні заходи підтримки для людини з інвалідністю за потреби.
• Інші пільги, передбачені законодавством України та кадровою політикою HI.

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне робоче середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників.

Ми заохочуємо всіх кваліфікованих кандидатів подавати заявки на вакансію незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів або розумного пристосування під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам про необхідну підтримку.

УВАГА! Будь ласка, надсилайте своє резюме англійською мовою.

Зверніть увагу, що співбесіди проводитимуться на постійній основі до моменту заповнення вакансії. Ми зв’яжемося лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку.

Подаючи резюме, кандидат надає згоду на обробку його персональних даних відповідно до законодавства України.