Helvetas is a Swiss NGO founded in 1955 and has been working in Ukraine since 2022. The organization is recruiting for an anticipated two-year program that will support the repair of key municipal infrastructure in Kharkiv.
Accountable for timely and accurate project budgeting, reporting and accounting processes. In charge of periodic financial statements, financial analysis, budget review and management of project funds. Ensures that effective internal controls and processes are in place and adhered to and proposes improvements when needed. Contributes to the development of financial policies and regulatory framework. Fosters the development of financial capabilities and knowledge sharing within the project team. Advises project partners in all financial matters. As the interlocutor of internal and external auditors, ensures their recommendations are duly implemented. Cooperates closely with other program and operational teams to ensure fast and flexible processes and support, proactively seeking to build efficiencies, as possible.
Key responsibilities :
Financial Planning, and Budget Management
Budget monitoring, tracking budget vs actual (BvA) spending for program activities, ensuring program team are aware of deviations and collaborating with stakeholders to resolve discrepancies. Contribute to the preparation of budgets in close collaboration with program and operations team. Support program managers in completing financial aspects of project opening forms for each donor and project and initiate the RAP process for each new project. Review, crosscheck Banana file for further consolidation in Sangama, ensuring information is accurate.
Accounting, Internal Controls, Compliance
For program activities, ensure the collection and verification of original primary documents, their authenticity, and accuracy in accordance with applicable financial policies and regulations, Ukrainian legislation. For assigned programs, review and verify supporting documents and submit for signature via the Vchasno - electronic document management system. Examine claims and other supporting documents before payment is made related to per diem and travel cost calculation for staff/consultants. Ensure timely compliance with statutory requirements related to project operations (taxes, VAT etc).
Donor Financial Management
Donor Financial Management and Compliance: Review and approve grantee, partners and other project actors budgets during the selection process; participate in defining financial provisions in partner agreements, including reporting schedules, tranche payments, and budget control mechanisms. Partner Financial Support and Reporting: Onboarding and ongoing communication on financial matters, for grantees and partners, financial reports, and support partners in resolving reporting issues to ensure accurate, complete, and compliant financial documentation.
Financial Assurance and Partner Monitoring: Plan and implement financial assurance activities, including risk-based monitoring visits, spot checks, and field visits; follow up on identified findings and monitor the implementation of recommendations resulting from assurance activities and partner audits.
Donor Financial Management and Reporting: Coordinate donor financial management throughout the project lifecycle, including cash flow planning, donor fund requests, burn rate calculations, project reconciliations with Sangama, and the preparation and submission of high-quality donor financial reports in compliance with donor requirements and internal policies.
Reporting to Local Authorities
Review and verify the monthly 4 DF reporting for assigned projects informational app 8 on VAT exemption . In collaboration with the program team, prepare financial aspects of the report for international technical assistance (ITA) projects, to be submitted by program team on a semi-annual basis.
Audit
Lead the planning, procurement, and coordination of internal and external project audits, including participation in the selection of audit firms, coordination of audit activities, and ensuring compliance with Terms of Reference, contractual requirements, and agreed timelines. Manage communication with auditors, project teams, and headquarters throughout the audit process; review audit reports, discuss findings and recommendations, and support the successful completion of audit engagements. Coordinate the implementation and follow-up of audit recommendations, including preparing action plans, monitoring their implementation, and maintaining communication with donors and other stakeholders on audit outcomes and corrective actions.
Key qualities for success in this role:
We offer:
A competitive salary commensurate with qualifications and experience.
Medical insurance to ensure your health and safety.
Access to psychological support services to help maintain well-being during challenging times.
A hybrid work format allowing a combination of office and remote work.
English language courses to improve proficiency.
Please note that we do not provide booking.
How to apply Please submit your CV via the application form on robota.ua. Only shortlisted candidates will be contacted.
____________________________________________________________________________________
«Helvetas» — це швейцарська неурядова організація, заснована у 1955 році, яка працює в Україні з 2022 року. Організація проводить набір учасників для програми, яка, як передбачається, триватиме два роки та буде спрямована на підтримку відновлення ключової комунальної інфраструктури в Харкові.
Мета посади
Відповідає за своєчасне та точне бюджетування проєктів, звітність та облікові процеси. Відповідає за періодичну фінансову звітність, фінансовий аналіз, огляди бюджету та управління проєктними коштами. Забезпечує наявність та дотримання ефективного внутрішніх контролю і процесів, пропонує вдосконалення за потреби. Сприяє розвитку фінансового потенціалу та обміну знаннями в команді проєкту. Консультує партнерів проєкту з усіх фінансових питань. Як контактна особа для внутрішніх та зовнішніх аудиторів, забезпечує належне виконання їхніх рекомендацій. Тісно співпрацює з іншими програмними та операційними командами для забезпечення швидких і гнучких процесів та підтримки, за можливості проактивно шукаючи шляхи підвищення ефективності.
Основні обов'язки :
Фінансове планування та управління бюджетом
Моніторинг бюджету, відстеження фактичних витрат порівняно з бюджетом (BvA) для програмної діяльності, забезпечення поінформованості програмної команди про відхилення та співпраця із зацікавленими сторонами для вирішення розбіжностей. Участь у підготовці бюджетів у тісній співпраці з програмною та операційною командами. Підтримка менеджерів програм у заповненні фінансових розділів форм відкриття проєктів для кожного донора та проєкту, ініціювання процесу RAP для кожного нового проєкту. Перевірка та звірка файлу Banana для подальшої консолідації в Sangama, забезпечення точності інформації.
Облік, внутрішній контроль, комплаєнс
Забезпечення збору та перевірки оригінальних первинних документів, щодо програмної діяльності їхньої достовірності та точності відповідно до діючих фінансових правил і норм, українського законодавства. Для закріплених програм — перевірка та підтвердження супровідних документів і подання на підпис через систему електронного документообігу Vchasno. Перевірка запитів та підтверджуючих документів перед здійсненням оплати, пов'язаної з розрахунком добових та витрат на відрядження для персоналу, консультантів. Забезпечення своєчасного дотримання законодавчих вимог, пов’язаних із діяльністю проєкту (податки, ПДВ тощо).
Фінансове управління донорськими коштами
Фінансове управління донорськими коштами та комплаєнс: перевірка та затвердження бюджетів грантоотримувачів, партнерів та інших учасників проекту під час процесу відбору; участь у визначенні фінансових положень партнерських угод, включно з графіками звітності, траншевими платежами та механізмами контролю бюджету. Фінансова підтримка партнерів та звітність: введення в курс справи та постійна комунікація з питань фінансів для грантоотримувачів і партнерів, фінансова звітність, підтримка партнерів у вирішенні питань звітності для забезпечення точної, повної та відповідної фінансової документації. Фінансова гарантія та моніторинг партнерів: планування та впровадження заходів з фінансової гарантії, включно з моніторинговими візитами на основі ризиків, вибірковими перевірками та виїздами на місця; супровід виявлених зауважень та моніторинг виконання рекомендацій за результатами гарантійних заходів та партнерських аудитів.
Звітність до місцевих органів
Перевірка та підтвердження щомісячної звітності за формою 4-ДФ для закріплених проєктів, інформаційного додатку 8 щодо звільнення від ПДВ. У співпраці з програмною командою — підготовка фінансових розділів звіту для проєктів міжнародної технічної допомоги (МТД), що подається програмною командою на піврічній основі.
Аудит
Очолювати планування, закупівлю та координацію внутрішніх і зовнішніх аудитів проєкту, включно з участю у відборі аудиторських фірм, координацією аудиторської діяльності та забезпеченням відповідності технічним завданням, договірним вимогам і узгодженим термінам. Управління комунікацією з аудиторами, командами проєкту та головним офісом протягом усього процесу аудиту; розгляд аудиторських звітів, обговорення висновків і рекомендацій, підтримка успішного завершення аудиторських завдань. Координація виконання та подальшого супроводу аудиторських рекомендацій, включно з підготовкою планів дій, моніторингом їх виконання та підтримкою комунікації з донорами та іншими зацікавленими сторонами щодо результатів аудиту та коригувальних заходів.
Що важливо для успіху на цій посаді
Ми пропонуємо
Зверніть увагу: бронювання не надаємо.
Як подати заявку: надішліть резюме через форму на robota.ua. Ми зв'яжемося лише з кандидатурами, відібраними для наступного етапу.
Ми наймаємо – рівні можливості для всіх!
У Helvetas ми віримо, що різноманітність та інклюзивність роблять нас сильнішими. Ми відкриті до професіоналів з інвалідністю та готові забезпечити підтримку та доступне робоче середовище.
Відгукнутися на robota.ua →Схожі вакансії
№ вакансії на порталі ДСЗ: 11381550. Актуальність — на дату публікації; перевіряйте на сайті джерела.
