Старший фахівець із фінансів / Senior Finance Officer

SENIOR FINANCE OFFICER

COUNTRY:  Ukraine  

REPORTS TO:  Country Finance Manager

LOCATION:  KHARKIV

GENERAL MISSION

Under the supervision of the Country Finance Manager, the Senior Finance Officer ensures compliance with HI policies, procedures, and Ukrainian legislation in the areas of finance. The position supports financial planning, monitoring, and operational financial management at the base level.

The Senior Finance Officer contributes to the effective implementation of internal controls and compliance mechanisms, ensuring adherence to organizational policies and procedures.

MISSIONS / RESPONSIBILITIES  

Mission 1. Strategy and steering

• Implementation and monitoring of action plans for HI’s financial strategy within the area of responsibility.
• Updating financial information and monitoring financial indicators within the area of responsibility.
• Monitoring and reporting known financial risks to the line manager and functional manager, and contributing to their mitigation.
• Identification of financial and legal risks for HI within the area of responsibility.

Mission 2. Standards and expertise

• Deployment of HI’s financial policies, processes, and tools within the area of responsibility.
• Ensuring compliance with HI’s legal obligations and preparation of the required financial documents.
• Reporting of known changes in standards, case law, or practices of other stakeholders in the financial field.
• Implementation and compliance with procedures for archiving financial documents, and publication and updating of documents in dedicated workspaces.
• Contribution to internal control within the area of responsibility and application of identified corrective actions.

Mission 3. Operational implementation

3.1. Cash-flow management.

• Provision of cash-management documents requested by internal and external auditors, as well as documents required to meet banking compliance requirements within the area of responsibility.
• Evaluation and provision of means of payment suited to the needs of the mission, and ensuring compliance with payment rules according to defined thresholds.
• Oversight of procedures for the security and storage of funds, including security thresholds, and proposal of contextual adaptations where necessary.

3.2. Contributes to financial and budget management

• Participation in the preparation and adjustment of budgets with budget holders.
• Provision of regular budget-monitoring reports to budget holders and assistance with the use of relevant tools.
• Preparation and updating of resource-allocation tables (human, logistical, etc.) and communication of these to the relevant departments.
• Integration of budget adjustments into budget-monitoring tools and entry of cost-accounting modifications into the Financial Information System (FIS).
• Contribution to the optimisation of the use of HI’s own funds.
• Compliance with the deadlines in HI’s financial calendar.
• Consolidation of cash-flow requirements and assistance to project managers in defining cash-flow needs within the area of responsibility.
• Preparation of responses to questions from internal and statutory auditors.

3.3. Contributes to the financial management of institutional funding in compliance with donor guidelines and contractual obligations

• Assistance with the drafting of funding proposals for institutional donors, and compilation of multi-programme proposals when the programme is the lead.
• Optimisation of funding schedules (coverage of office and support costs) during the drafting or revision of institutional funding proposals.
• Ensuring that donor obligations are realistic and compatible with HI procedures (payment dates and methods, financial reports, expenditure-justification methods, exchange rates, audits, etc.).
• Informing budget holders of institutional donors’ financial rules and verification of their application.
• Verification of funding-expenditure monitoring and provision of donor budget-monitoring reports to budget holders. Monitoring of consumption rates, issuance of alerts in the event of a risk of non-compliance with flexibility rules, and anticipation of slippage through the preparation of contractual amendments with relevant interlocutors.
• Preparation of financial reports for institutional donors in conformity with donor guidelines.
• Preparation of payment requests for donors and informing the line manager of possible payment delays.
• Entry of information concerning donor contracts into the FIS: donor budgets, cost accounting and budget modifications, schedules, reports, etc.
• Preparation of responses to questions from internal and donor auditors.
• Archiving of budgets and financial reports shared with institutional donors (internal and external versions) in dedicated storage spaces.

3.4. Contributes to the quality of partners’ financial information

• Analysis of partners’ financial capacities (e.g. budget-monitoring tools) and development of capacity-building plans based on this analysis.
• Verification of supporting documents provided by partners and of the accuracy and conformity of their accounts before validation of payment requests or settlement of advances.
• Assistance to partners with budget development and adjustment, if needed.
• Support to the Project Manager in the regular monitoring of partners’ budgets and identification of actions to take in case of deviations.
• Entry of cost-accounting changes and budget modifications related to partnerships into the Financial Information System (FIS).
• Assistance to partners in organising their work to meet deadlines in the financial calendar.

Mission 4. Profession facilitation

• Contribution to the development of the profession within the area of responsibility.

Mission 5. Emergency preparedness and response

Contribution to the programme’s emergency-preparedness actions and adaptation of working methods during emergencies to support HI’s effective humanitarian response.

Non-exhaustive list; may change at the request of the manager.

PROFILE SOUGHT

Qualification(s):

•  Bachelor’s degree in finance, Business Administration, or any other related field.  

Experience:  

• 3 years of experience working as a Finance Officer, Finance Controller or in equivalent financial roles, preferably in an international NGO.

Skills:

Professional Skills – Finance

• Cash Flow Management
• Accounts Management
• Tax Management
• Financial and Budget Management
• Financial Management of Institutional Funding

Other Professional Skills – Risk Management

• Risk Management
• Internal Control

Other Professional Skills – Information Systems

• Information Security Management
• Use of Information Systems

Other Professional Skills – Emergency Preparedness and Response

• Humanitarian Monitoring and Emergency Preparedness
• Emergency Response

Other Professional Skills – Project Management

• Planning, Monitoring and Coordination
• Operational Partnerships

Cross-Sector Skills

• Frameworks and References
• Office and Collaborative Tools
• Stress Management
• Collaboration in a Global Organization

Language Skills

• Ukrainian — C1
• English — B1 

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:  

• 24 working days for annual leaves   
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)  
• Individual counselling sessions for HI staff  
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)  
• Other benefits as per legislation and HR Policy 

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct. 

---

СТАРШИЙ ФАХІВЕЦЬ ІЗ ФІНАНСІВ

КРАЇНА: Україна

ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ: Фінансовому менеджеру країни

ГОЛОВНА ЗАДАЧА

Під керівництвом Фінансового менеджера країни Старший фахівець із фінансів забезпечує дотримання політик і процедур HI та законодавства України у фінансовій сфері. Посада передбачає підтримку фінансового планування, моніторингу та оперативного фінансового управління на рівні бази.

Старший фахівець із фінансів сприятиме ефективному впровадженню внутрішнього контролю та механізмів дотримання вимог, забезпечуючи виконання організаційних політик і процедур.

ЗАВДАННЯ/ОБОВ'ЯЗКИ

Місія 1. Стратегія та управління

• Впровадження та моніторинг планів дій фінансової стратегії HI у межах своєї сфери відповідальності.
• Оновлення фінансової інформації та моніторинг фінансових показників у межах своєї сфери відповідальності.
• Відстеження відомих фінансових ризиків, інформування про них безпосереднього та функціонального керівників і сприяння їх мінімізації.
• Виявлення фінансових і юридичних ризиків для HI у межах своєї сфери відповідальності.

Місія 2. Стандарти та експертиза

• Застосування всіх фінансових політик, процесів та інструментів HI у межах своєї сфери відповідальності.
• Забезпечення виконання юридичних зобов’язань HI та підготовки необхідних фінансових документів.
• Інформування про відомі зміни стандартів, судової практики або практик інших зацікавлених сторін у фінансовій сфері.
• Впровадження та дотримання процедур архівування фінансових документів, розміщення й оновлення документів у визначених робочих просторах.
• Сприяння внутрішньому контролю у межах своєї сфери відповідальності та застосування визначених коригувальних заходів.

Місія 3. Операційне впровадження

3.1. Управління грошовими потоками

• Надання документів щодо управління коштами на запит внутрішніх і зовнішніх аудиторів, а також документів, необхідних для дотримання банківських вимог у межах своєї сфери відповідальності.
• Оцінювання та забезпечення наявності платіжних засобів, що відповідають потребам місії, і контроль дотримання правил здійснення платежів відповідно до встановлених лімітів.
• Контроль процедур безпеки та зберігання коштів, зокрема встановлених лімітів безпеки, і за потреби пропонування адаптацій до контексту.

3.2. Сприяння фінансовому та бюджетному управлінню

• Участь у формуванні та коригуванні бюджетів разом із відповідальними за бюджети особами.
• Регулярне надання відповідальним за бюджети особам звітів про моніторинг бюджетів і допомога у використанні відповідних інструментів.
• Підготовка й оновлення таблиць розподілу ресурсів (кадрових, логістичних тощо) та передавання їх відповідним підрозділам.
• Внесення коригувань бюджетів до інструментів бюджетного моніторингу та змін обліку витрат до Фінансової інформаційної системи (FIS).
• Сприяння оптимізації використання власних коштів HI.
• Дотримання строків, визначених фінансовим календарем HI.
• Узагальнення потреб у грошових потоках і допомога керівникам проєктів у визначенні таких потреб у межах своєї сфери відповідальності.
• Підготовка відповідей на запити внутрішніх аудиторів та аудиторів, уповноважених законом.

3.3. Сприяння фінансовому управлінню інституційним фінансуванням відповідно до вимог донорів і договірних зобов’язань

• Допомога в підготовці заявок на фінансування для інституційних донорів; формування заявок для кількох програм, якщо програма є головною.
• Оптимізація графіків фінансування (покриття офісних та допоміжних витрат) під час підготовки або перегляду заявок на інституційне фінансування.
• Забезпечення реалістичності зобов’язань перед донорами та їх відповідності процедурам HI (дати й способи платежів, фінансові звіти, методи підтвердження витрат, валютні курси, аудити тощо).
• Інформування відповідальних за бюджети осіб про фінансові правила інституційних донорів і перевірка їх дотримання.
• Перевірка моніторингу витрат за фінансуванням і надання відповідальним за бюджети особам звітів про виконання донорських бюджетів. Відстеження рівня використання коштів, попередження про ризик недотримання правил гнучкості та завчасне реагування на відхилення шляхом підготовки змін до договорів із відповідними сторонами.
• Підготовка фінансових звітів для інституційних донорів відповідно до їхніх вимог.
• Підготовка запитів на платежі донорам та інформування безпосереднього керівника про можливі затримки платежів.
• Внесення до FIS інформації щодо донорських договорів: донорських бюджетів, обліку витрат і змін бюджетів, графіків, звітів тощо.
• Підготовка відповідей на запити внутрішніх аудиторів та аудиторів донорів.
• Архівування бюджетів і фінансових звітів, наданих інституційним донорам (внутрішніх та зовнішніх версій), у визначених місцях зберігання.

3.4. Сприяння якості фінансової інформації партнерів

• Аналіз фінансових спроможностей партнерів (наприклад, інструментів моніторингу бюджетів) і розроблення на основі цього аналізу плану розвитку їхніх спроможностей.
• Перевірка підтвердних документів партнерів, а також точності й відповідності їхньої бухгалтерської звітності перед затвердженням платіжних запитів або закриттям авансів.
• Допомога партнерам у розробленні та коригуванні бюджетів за потреби.
• Підтримка керівника проєкту в регулярному моніторингу виконання бюджетів партнерів і визначенні необхідних дій у разі відхилень.
• Внесення до Фінансової інформаційної системи (FIS) змін обліку витрат і бюджету, пов’язаних із партнерствами.
• Допомога партнерам в організації роботи для дотримання строків фінансового календаря.

4. Сприяння розвитку професійної сфери

• Сприяння розвитку професійної сфери у межах своєї відповідальності.

5. Готовність до надзвичайних ситуацій та реагування

• Участь у заходах програми з підготовки до надзвичайних ситуацій та адаптація способу роботи під час надзвичайної ситуації для сприяння ефективному гуманітарному реагуванню HI.

Перелік не є вичерпним і може змінюватися на запит керівника

НЕОБХІДНІ КОМПЕТЕНЦІЇ

Освіта та кваліфікація

• Ступінь бакалавра у сфері фінансів, бізнес-адміністрування або в іншій суміжній галузі

Досвід

• 3 роки досвіду роботи фінансовим фахівцем, фінансовим контролером або на аналогічній фінансовій посаді, бажано в міжнародній неурядовій організації.

НАВИЧКИ

Професійні навички — Фінанси

• Управління грошовими потоками

• Управління бухгалтерським обліком

• Податковий облік та управління податками

• Фінансове та бюджетне управління

• Фінансове управління інституційним фінансуванням

Інші професійні навички — Управління ризиками

• Управління ризиками

• Внутрішній контроль

Інші професійні навички — Інформаційні системи

• Управління інформаційною безпекою

• Робота з інформаційними системами

Інші професійні навички — Надзвичайні ситуації

• Гуманітарний моніторинг та готовність до надзвичайних ситуацій

• Реагування на надзвичайні ситуації

Інші професійні навички — Управління проєктами

• Планування, моніторинг та координація

• Операційна взаємодія з партнерами

Міжгалузеві навички

• Знання нормативних рамок і довідкових документів

• Володіння офісними інструментами та інструментами для спільної роботи

• Управління стресом

• Уміння співпрацювати в міжнародній організації

Рівень володіння мовами

• Українська мова — C1

• Англійська мова — B1

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий

Тип зайнятості: Повна

Переваги:  

• 30 календарних днів щорічної відпустки  
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)  
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI  
• Відповідні заходи підтримки для людини з інвалідністю (за потреби)  
• Інші пільги, передбачені законодавством та кадровою політикою 

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).